Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Elsira Oyn henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 29.3.2018 … viimeisin muutos 29.03.2018.

Rekisterinpitäjä

Elsira Oy
KAUPPAKUJA 1 B 2
40270 PALOKKA

Puh. (014) 378 2334
GSM. 045  133 3270

merja.makinen@elsira.fi

Y-tunnus: 2714167-1

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Merja Mäkinen
Puh. (014) 378 2334
GSM. 045  133 3270

merja.makinen@elsira.fi

Rekisterin nimi

Markkinointirekisteri

Excel tiedosto, johon tallennetaan mahdollisen asiakkaan (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.

Asiakasrekisteri

Excel tiedosto, jossa jäätelökuponkeja tilanneiden asiakkaiden (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.

OutLook (paikallinen)

Lista kunkin työntekijän sähköpostitilillä, johon OutLook tallentaa automaattisesti niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille ko. henkilö on lähettänyt sähköpostia sekä tämän kanssa käydyn sähköpostikeskusteluhistorian.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Markkinointirekisteri

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista verrattuna edellisiin vuosiin.

Tallennetut yrityksen yhteystiedot pysyvät rekisterissä myös unohtamispyynnön jälkeen merkinnällä ’Ei enää yhteyttä’.

Asiakasrekisteri

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä tiedot tilatuista kupongeista.

Rekisteri luodaan vuosittain ja edellisen vuoden tiedot tuhotaan.

OutLook (paikallinen)

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköpostiosoite ja sähköpostikeskusteluhistoria. Kuponkien toimitusosoite käsitellään sähköpostiviesteissä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja sopimuksista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Edellisten lisäksi tietoja kerätään Markkinointirekisteriin yritysten julkisista tiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin henkilötietoja (yritys, nimi, osoite) luovutetaan postituksesta vastaaville henkilöille.

Muita tietoja ei luovuteta eikä julkaista muille tahoille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).