Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on 1Moment Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Tämä dokumentti on alunperin laadittu Elsira OY:lle 29.3.2018 … tämä muutos tehtiin 13.02.2023.
Rekisterinpitäjä
1Moment Oy
Itä-Hakkilantie 24 D 2
01260 Vantaa
Y-tunnus: 2313266-3
GSM. 0400 458 756
ismo@hirvela@jaateloseteli.fi
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ismo Hirvelä
GSM. 0400 458 756
ismo@hirvela@jaateloseteli.fi
Rekisterin nimi
Markkinointirekisteri
Excel tiedosto, johon tallennetaan mahdollisen asiakkaan (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.
Asiakasrekisteri
Excel tiedosto, jossa jäätelökuponkeja tilanneiden asiakkaiden (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.
OutLook (paikallinen)
Lista kunkin työntekijän sähköpostitilillä, johon OutLook tallentaa automaattisesti niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille ko. henkilö on lähettänyt sähköpostia sekä tämän kanssa käydyn sähköpostikeskusteluhistorian.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Markkinointirekisteri
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista verrattuna edellisiin vuosiin.
Tallennetut yrityksen yhteystiedot pysyvät rekisterissä myös unohtamispyynnön jälkeen merkinnällä ’Ei enää yhteyttä’.
Asiakasrekisteri
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä tiedot tilatuista kupongeista.
Rekisteri luodaan vuosittain ja edellisen vuoden tiedot tuhotaan.
OutLook (paikallinen)
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköpostiosoite ja sähköpostikeskusteluhistoria. Kuponkien toimitusosoite käsitellään sähköpostiviesteissä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja sopimuksista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Edellisten lisäksi tietoja kerätään Markkinointirekisteriin yritysten julkisista tiedoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin henkilötietoja (yritys, nimi, osoite) luovutetaan postituksesta vastaaville henkilöille.
Muita tietoja ei luovuteta eikä julkaista muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).